‘De SPP-tool helpt ons om vooruit te denken. En de uitkomsten zijn fascinerend’

Schoemaker: ‘We doen bij Visio prachtig werk voor blinden en slechtzienden. We zijn een expertisecentrum met een breed scala aan diensten van onderwijs, revalidatie en advies, tot wonen en dagbesteding. En we bieden begeleiding en ondersteuning aan mensen die een lichamelijke of verstandelijke beperking hebben en blind of slechtziend zijn.’

Lusse: ‘We hebben te maken met dezelfde opgaven als andere zorgorganisaties: vergrijzing, steeds complexere zorgvragen en een krappe arbeidsmarkt. Dat is op zich al ingewikkeld genoeg. En het feit dat we met 3000 collega’s werken in zoveel verschillende domeinen, maakt de puzzel er niet makkelijker op. We misten inzicht in hoe we er nou écht voor staan qua personeel, en vooral in hoe zich dat de komende jaren gaat ontwikkelen. Terwijl we natuurlijk ook in de toekomst de juiste zorg willen bieden. Daarom deden we mee aan het Lerend Netwerk.’

Leren van elkaar
Dat Lerend Netwerk liep van november 2023 tot april 2024. Schoemaker: ‘Het traject bestond uit vier bijeenkomsten met de andere deelnemers, en twee individuele consulten. In ons geval deden er zes organisaties mee, dus waren we telkens met een man of twaalf. Met elkaar bespraken we de uitdagingen, en de oplossingen die we al geprobeerd hadden. En je wéét het wel, maar toch is het op een bepaalde manier ook fijn om van een ander te horen dat ze in het zelfde schuitje zitten.’

Lusse: ‘Het is ook gewoon leuk om zo’n traject te doen met anderen die er ook echt voor gaan. SPP en datagedreven HR zijn complexe onderwerpen, maar als je samen je tanden erin zet, scheelt dat toch. Wat dat betreft hadden we een heel gave groep. Iedereen was hard aan de slag, kwam goed voorbereid op de bijeenkomsten. Dat maakt ook dat je interessante, levendige gesprekken kunt voeren over de inhoud. Daar leer je van. Zo was er één organisatie die al veel deed op het gebied van werven en behouden van jongeren. Wij hebben daar ook net beleid voor gemaakt, het was prettig om te horen wat wel en niet werkt.’

‘SPP en datagedreven HR zijn complexe onderwerpen, maar als je samen je tanden erin zet, scheelt dat toch.’

Tempo maken
Visio volgde niet precies de lijn van het Netwerk. Lusse: ‘We haakten iets later aan, en hanteerden in het begin een iets hoger tempo omdat we vanuit onze organisatie deadlines meegekregen hadden voor een kwantitatieve analyse. Dat was gelukkig geen enkel probleem. De eerste sessies draaiden sowieso om het krijgen van inzicht via het HR-dataportaal van PFZW. En met wat extra begeleiding hebben we daar in recordtempo een waardevolle analyse uit weten te halen.’

Schoemaker: ‘We hebben zelf ook een goedgevulde HR-database, maar het HR-dataportaal van PFZW is veel groter én de data zijn rijker. Tegelijkertijd is het een toegankelijke en overzichtelijke tool. Daardoor kun je ook eenvoudig vergelijken met je branchegenoten. We bleken het bij Visio eigenlijk helemaal zo gek nog niet te doen. Tenminste: onze instroom is relatief goed, al blijft het wel nog wat achter bij de uitstroom. En onze deeltijdfactor loopt wat achter, in vergelijking met andere aanbieders. Dat waren geen enorme verrassingen, maar het is wel heel nuttig om je eigen vermoedens gestaafd te zien met cijfers. En te zien waar de kansen op korte termijn liggen, en wat het verschil is met die op lange termijn.’

‘We hebben zelf ook een goedgevulde HR-database, maar het HR-dataportaal van PFZW is veel groter én de data zijn rijker.’

Verrassende oplossingen
De kansen en uitdagingen op langere termijn ontdekte Visio met de SPP-tool van PFZW. Schoemaker: ‘Dat vond ik echt fascinerend, ook omdat daar best wat verrassingen uit naar voren kwamen. Zo ervaren we nu een tekort op bepaalde functies, terwijl uit de tool blijkt dat dat zichzelf oplost in de komende jaren. Vooral door de veranderende zorgvraag.’ Lusse: ‘En wat ook heel duidelijk werd, is dat het weliswaar altijd zinvol is om mensen te stimuleren hier en daar meer uren te werken, maar dat het toch minder zoden aan de dijk zet dan we hadden verwacht. We kunnen ons beter richten op het beperken van de uitstroom, en het gericht werven voor functies waar het tekort de komende jaren toe gaat nemen.’

Schoemaker en Lusse zijn met hun bevindingen de boer op gegaan in hun eigen organisatie. Schoemaker: ‘De directie, Raad van Bestuur, Raad van Toezicht en alle managementteams zijn bijgepraat over de uitkomsten. Daar is best veel tijd en energie ingestoken, zodat zij aan de slag kunnen met prioritering en acties in de praktijk. We hebben afgesproken dat we elk jaar zorgen voor een update. We willen SPP inbedden in de beleidscyclus en het begrotingsproces, zodat het geen losstaande actie meer is. Doordat we de situatie zo helder konden schetsen, konden we dit zo serieus op de agenda krijgen. Mensen zijn gevoelig voor cijfers, blijkt maar weer. Het urgentiebesef is flink toegenomen.’

Waarde van het Lerend Netwerk
Zonder het Lerend Netwerk was Visio nu nog lang niet zover geweest – daar zijn de HR-adviseurs van overtuigd. Lusse: ‘Het HR-dataportaal en de SPP-tool zijn fantastische stukken gereedschap, maar je moet ze wel leren gebruiken. De consultants vanuit PFZW hebben ons daar enorm mee geholpen. Vooral bij de duiding van al die cijfers: wat zien we nou eigenlijk? Wat betekent dat? Het is prettig dat ze beide kanten kennen. Natuurlijk weten ze alle ins en outs van het systeem, maar ze snapten ons als gebruiker ook heel goed. Ze zijn enthousiast en gedreven om te helpen, dat zorgt snel voor een fijne sfeer en goed contact. Daardoor zagen wij ook snel: joh, dit is complex en lijkt misschien wat overweldigend – maar als je iets verder kijkt, is het juist heel concreet, en kun je er in de praktijk meteen mee aan de slag. Dat is top.’