PFZW verwerkt persoonsgegevens op een transparante, behoorlijke en zorgvuldige wijze in overeenstemming met de geldende wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).
Om uw pensioenregeling uit te voeren heeft PFZW persoonsgegevens van u nodig. Bijvoorbeeld over uw gezinssituatie, uw salaris, hoeveel uren u werkt en wat uw rekeningnummer is. Deze persoonsgegevens verzamelen en gebruiken we. Dit wordt in de privacywetgeving “verwerken” genoemd.
In deze privacyverklaring vindt u nadere informatie over de wijze waarop PFZW persoonsgegevens verwerkt. Hierin staat onder andere welke persoonsgegevens wij verwerken, welke rechten u heeft en hoe u deze kunt uitoefenen. Daarnaast verstrekken wij hier informatie over de beveiliging en geheimhouding van uw persoonsgegevens. PFZW handelt hierbij volgens het door PFZW vastgestelde privacybeleid.
Heeft u vragen over de verwerking van uw persoonsgegevens, dan horen wij dat uiteraard graag. In dat geval kunt u contact opnemen met:
Privacy Officer van PFZW
Postbus 117
3700 AC Zeist
Of stuur een e-mail aan:
privacy.officer@pfzw.nl
Hieronder staat een overzicht van alle onderwerpen waarover informatie wordt verstrekt in de privacyverklaring van PFZW. Klik op het onderwerp waarover u meer wilt weten, voor aanvullende informatie.
PFZW verwerkt persoonsgegevens in overeenstemming met geldende wet- en regelgeving. PFZW respecteert de beginselen van proportionaliteit, subsidiariteit en vertrouwelijkheid en verwerkt persoonsgegevens op een transparante, behoorlijke en zorgvuldige wijze.
PFZW baseert iedere verwerking van persoonsgegevens op een in geldende wet- en regelgeving opgenomen grondslag.
PFZW is verantwoordelijk voor de verwerking van uw persoonsgegevens.
PFZW verwerkt verschillende categorieën van persoonsgegevens waaronder ook bijzondere persoonsgegevens, bijvoorbeeld gegevens over uw gezondheid en gevoelige persoonsgegevens, bijvoorbeeld financiële gegevens en uw burgerservicenummer (BSN).
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die relevant zijn voor onze werkzaamheden. Hieronder vallen de volgende gegevens:
Eveneens kan PFZW gegevens van strafrechtelijke aard verwerken. Strafbare feiten die zijn, of op grond van feiten en omstandigheden naar verwachting, zullen worden gepleegd jegens PFZW of om de integriteit en veiligheid van de bedrijfsvoering van PFZW en de sector te waarborgen (o.a. de geconsolideerde lijst van personen en organisaties waarvan de tegoeden op grond van Europese regelgeving zijn bevroren).
PFZW verwerkt persoonsgegevens voor de volgende doelen:
PFZW verwerkt persoonsgegevens voor het uitvoeren van de pensioenregeling, het pensioenreglement, het uitvoeringsreglement en de statuten. Hieronder vallen onder andere de volgende verwerkingsdoelen:
De rechtsgrondslag van verwerking:
PFZW verwerkt uw persoonsgegevens om te voldoen aan de wettelijke verplichtingen die op PFZW rusten, onder meer op grond van pensioen wet- en regelgeving.
In bepaalde gevallen worden persoonsgegevens verwerkt op basis van de rechtsgrondslag gerechtvaardigd belang.
PFZW heeft een gerechtvaardigd belang indien de verwerking noodzakelijk is voor de uitvoering van de taken van het fonds en PFZW een afweging heeft gemaakt tussen dit belang van PFZW en dat van de personen van wie de persoonsgegevens worden verwerkt.
Enkele voorbeelden:
PFZW deelt uw persoonsgegevens met verschillende andere partijen indien dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van de pensioenregelingen en/of om te voldoen aan wettelijke verplichtingen.
Met partijen die uw persoonsgegevens in onze opdracht verwerken, sluiten wij een verwerkersovereenkomst. Op die manier zorgen wij voor eenzelfde niveau van beveiliging en vertrouwelijkheid van uw gegevens. PFZW blijft verantwoordelijk voor deze verwerkingen.
De uitvoering van de pensioenadministratie heeft PFZW uitbesteed aan PGGM. PGGM beschikt daarom over uw (persoons)gegevens. De overige partijen waarmee uw (persoons)gegevens gedeeld kunnen worden, zijn onder andere te verdelen in de volgende categorieën:
Beveiliging
Bij het verwerken van uw persoonsgegevens neemt PFZW in ieder stadium van de verwerking passende technische en organisatorische maatregelen volgens een op het risico afgestemd beveiligingsniveau om verlies, datalekken of ongeoorloofde toegang te voorkomen.
Het beveiligen van persoonsgegevens heeft betrekking op de toegang tot persoonsgegevens op basis van autorisatie en authenticatie.
Op MijnPFZW staat een overzicht van uw pensioenaanspraken bij PFZW. Ook kunt u van daaruit naar de pensioenplanner. Inloggen op MijnPFZW kan alleen met uw DigiD-gebruikersnaam en wachtwoord of met uw MijnPFZW-account.
Bewaartermijnen
Uw persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of waarvoor ze worden verwerkt. Sommige gegevens bewaren wij een bepaalde periode omdat de wet ons dat verplicht, bijvoorbeeld op basis van pensioenwetgeving en fiscale wetgeving.
Deze privacyverklaring heeft ook betrekking op de website www.pfzw.nl. In deze verklaring staat beschreven hoe wij via het bezoek van de website online persoonsgegevens verwerken.
Welke typen persoonsgegevens verwerken wij op onze website
PFZW verwerkt persoonsgegevens als u onze website bezoekt. Bijvoorbeeld doordat u uw e-mailadres doorgeeft en wanneer u uw interesse voor diensten van PFZW registreert. PFZW verzamelt alleen die persoonsgegevens die nodig zijn. Extra persoonsgegevens worden alleen verzameld op de website als u daarvoor toestemming geeft.
De volgende (typen) online persoonsgegevens kunnen wij verwerken als u onze website bezoekt:
Voor welke doelen gebruiken wij uw online persoonsgegevens?
PFZW verwerkt uw online persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
Uw online persoonsgegevens worden niet voor andere doelen gebruikt dan waarvoor u deze informatie aan ons hebt verstrekt.
Grondslag van verwerking online persoonsgegevens
Wanneer wij uw online persoonsgegevens verwerken doen wij dat op basis van gerechtvaardigd belang, op basis van uw toestemming of op grond van de wet.
Uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van het gerechtvaardigd belang van PFZW in de volgende gevallen:
Het is ook mogelijk dat u specifiek en expliciet toestemming hebt gegeven om persoonsgegevens van u te verwerken voor een bepaald doel. Bijvoorbeeld voor het toesturen van informatie aan u per e-mail met marketinginformatie over diensten voor deelnemers of uitnodigingen voor door PFZW georganiseerde evenementen. Uw toestemming kunt u op ieder moment intrekken via de link die is opgenomen in iedere e-mail die u van ons ontvangt, via uw online PFZW-account of door een e-mail te sturen naar PFZW via privacy.officer@PFZW.nl.
Met wie delen wij uw online persoonsgegevens?
Voor sommige online diensten schakelen we opdrachtnemers in. Bijvoorbeeld bij hosting of de registratie rondom door PFZW georganiseerde evenementen. In alle gevallen is er met de derde partij een passende (verwerkers)overeenkomst gesloten, waarin onder andere een juiste en veilige verwerking van de gegevens is geborgd.
PFZW zal geen online persoonsgegevens die u ons verstrekt aan derden doorgeven ten behoeve van (direct) marketingdoeleinden.
Waar worden uw online persoonsgegevens opgeslagen?
We slaan uw persoonsgegevens op in verschillende databases. We hanteren altijd strenge beveiligingsmaatregelen (zie hierna). Het kan zijn dat uw persoonsgegevens worden doorgegeven naar landen buiten de Europese Unie en daar worden opgeslagen. In dat geval zorgen we ervoor dat uw privacy op een passende manier beschermd blijft en dat te allen tijde voldaan blijft worden aan de toepasselijke wet- en regelgeving.
Beveiliging online persoonsgegevens
PFZW heeft beveiligingsbeleid en -procedures om persoonsgegevens te beschermen tegen vernietiging, verlies, ongeoorloofde wijziging of ongeoorloofde verstrekking van of toegang tot gegevens, hetzij per ongeluk hetzij onrechtmatig. De toegang tot persoonsgegevens is beperkt tot degenen die namens of in opdracht van PFZW betrokken moeten zijn bij de verwerking van uw persoonsgegevens. De personen die toegang hebben tot de persoonsgegevens zijn verplicht om de informatie geheim te houden. Waar nodig is dit contractueel ook zo afgesproken.
Bewaartermijn online persoonsgegevens
PFZW bewaart persoonsgegevens niet langer dan nodig voor de doelen waarvoor de persoonsgegevens worden verzameld of totdat u vraagt om verwijdering van uw persoonsgegevens en er geen andere rechtsgrond is voor de verwerking.
Een ‘cookie’ is een klein stukje tekst dat een website plaatst op uw computer, tablet of smartphone. Daardoor kan de website uw apparaat herkennen. Cookies worden gebruikt voor verschillende doeleinden. Als we het in deze online privacyverklaring statement hebben over ‘cookies’ dan bedoelen we cookies, web beacons, pixels en andere vergelijkbare technieken.
PFZW maakt gebruik van cookies om informatie te verzamelen wanneer u gebruik maakt van onze website. Deze informatie stelt ons in staat om de werking, bruikbaarheid en de effectiviteit van de dienstverlening te verbeteren en te personaliseren en om de effectiviteit van onze website te meten.
Op onze website kan een zogenoemde cookie-banner verschijnen waarmee uw toestemming wordt gevraagd voor het gebruik van cookies.
Functionele en analytische cookies zorgen dat de website goed werkt. Voor het plaatsen van deze cookies is geen toestemming vereist, omdat deze geen inbreuk maken op uw privacy. Deze cookies zorgen er bijvoorbeeld voor dat ingelogd kan worden en dat de beeldscherminstellingen altijd goed zijn. Ook kunnen wij het gebruik van de website meten en verbeteren met anonieme analytische cookies. Uw persoonlijke gegevens worden niet opgeslagen. Deze website plaatst de volgende functionele en analytische cookies:
Persoonlijke website
Voor een persoonlijke website maken wij gebruik van een optimalisatie-cookie een zogeheten ‘identifier’. Deze identifier maakt dat wij u kunnen herkennen. Op basis van uw websitegedrag tonen wij informatie die voor u het meest belangrijk is. Wij delen dit niet met derden.
Voorkeuren instellen
U kunt een persoonlijke website accepteren of weigeren en uw keuze opslaan. Uw internetbrowser slaat deze keuze automatisch op in een cookie. Als u in uw browser al uw cookies verwijdert, krijgt u opnieuw de melding ‘Cookies instellen’.
Hoe zit het met chat en persoonsgegevens?
U kunt contact met ons opnemen via chat. Dit geldt ook voor werkgevers die bij PFZW zijn aangesloten. Voor deelnemers kan dat via deze website en MijnPFZW. Werkgevers die bij PFZW zijn aangesloten, kunnen gebruik maken van chat via deze website en MijnOrganisatie. Wij vragen via de chat nooit persoonsgegevens op. Ook geven wij om veiligheidsredenen via de chat geen persoonsgegevens door. De chat met de deelnemer of de werkgever wordt opgeslagen om ons te helpen bij analyses en verbetering van onze diensten.
Gepersonaliseerde digitale nieuwsbrief en pensioeninformatie
Om u gericht te kunnen informeren over pensioenaangelegenheden, maken wij profielen aan. Deze profielen gebruiken wij om u zo persoonlijk mogelijk te informeren over uw pensioen.
Tevens kunt u zich aanmelden voor onze digitale nieuwsbrief. Daarin informeren wij u over pensioen(onderwerpen) of nieuws en ontwikkelingen die daarmee samenhangen.
Wij vinden relevante en persoonlijke communicatie belangrijk. Daarom bieden wij u verschillende onderwerpen ‘op maat’ aan. Hiervoor is het wel nodig dat wij bijhouden welke artikelen u leest in de nieuwsbrief. Door uw voorkeuren te verzamelen of uw gedragsgegevens te volgen, weten wij welke artikelen u opent. Zo kunnen wij de artikelen op u persoonlijk afstemmen. Wij gebruiken deze gegevens alleen om u informatie te sturen die bij uw persoonlijke situatie past.
Wilt u dit niet? Dan kunt u zich afmelden voor de niet verplichte communicatie van de nieuwsbrief via MijnPFZW.
Persoonsgegevens en social media/blog
Wij gaan graag in dialoog met onze deelnemers. We voorzien onze deelnemers graag van relevante informatie over pensioenonderwerpen en zorggerelateerde thema’s. Daarom is PFZW actief op verschillende social mediakanalen zoals Facebook, Instagram, Twitter, Vimeo, YouTube en het Borgblog. PFZW neemt deel aan de discussies en beantwoordt relevante vragen van deelnemers.
PFZW is niet verantwoordelijk voor de wijze waarop bezoekers op haar social mediakanalen omgaan met persoonsgegevens. Ook is PFZW niet verantwoordelijk voor de inhoud van de vragen of opmerkingen op haar social mediakanalen.
Profilering
Het bijhouden van persoonlijke voorkeuren en interesses is een vorm van profileren die door PFZW wordt toegepast.
Op basis van de Pensioenwet en de Wet verplichte beroepspensioenregeling moet PFZW bevorderen dat de communicatie aansluit bij de informatiebehoefte en kenmerken van de (gewezen) deelnemers, ex-partners en pensioengerechtigden.
U hebt het recht op inzage in uw persoonsgegevens. Daarnaast hebt u het recht om uw gegevens te wijzigen, verwijderen, het gebruik te beperken, bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen en om uw persoonsgegevens over te dragen.
Deels kunt u dat zelf doen in uw online MijnPFZW-account. Uitschrijven voor onze nieuwsbrief kunt u ook zelf regelen. Dit kan in de MijnPFZW-omgeving of via de link onder elke nieuwsbrief.
U kunt een verzoek tot uitoefening van de hier beschreven rechten ook indienen door contact op te nemen privacy.officer@pfzw.nl. We zijn verplicht om uw identiteit te controleren. Vermeld daarom bij het verzoek uw voor- en achternaam, geboortedatum en klant/deelnemersnummer.
Recht op inzage
Wij houden uw gegevens graag actueel. Wilt u weten of alle gegevens die wij van u hebben juist zijn? Dit kunt u controleren in de MijnPFZ-omgeving.
Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht om van PFZW beperking van de verwerking te verkrijgen als:
i.) u de juistheid van de persoonsgegevens betwist, gedurende een periode die PFZW in staat stelt de juistheid van de persoonsgegevens te controleren
ii.) de verwerking onrechtmatig is en u zich verzet tegen het wissen van de persoonsgegevens en in de plaats daarvan om beperking van het gebruik ervan verzoekt
iii.) PFZW de persoonsgegevens niet meer nodig heeft voor de verwerkingsdoeleinden, maar u deze nodig heeft voor de instelling of onderbouwing van een rechtsvordering of
iv.) u bezwaar heeft gemaakt tegen de verwerking en in afwachting is van het antwoord op de vraag of de gerechtvaardigde gronden van PFZW zwaarder wegen dan die van u
Recht op rectificatie
Indien wij persoonsgegevens hebben verwerkt die onjuist zijn, kunt u ons digitaal of schriftelijk een correctie doorgeven of vragen om verwijdering van de gegevens. Binnen een maand ontvangt u bericht of PFZW aan uw verzoek kan voldoen.
Recht op gegevenswissing (recht op vergetelheid)
U heeft het recht uw persoonsgegevens te laten wissen bij PFZW. PFZW wist uw persoonsgegevens wanneer:
Recht op dataportabiliteit (overdraagbaarheid van gegevens)
U heeft het recht om uw persoonsgegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te ontvangen en deze ongehinderd aan een andere verwerkingsverantwoordelijke over te dragen.
Dit recht is alleen van toepassing op verwerkingen die op basis van geautomatiseerde procedés worden verricht. Bovendien moet het gaan om persoonsgegevens die met toestemming of op basis van een overeenkomst met de betrokkene, worden verwerkt. PFZW verwerkt uw gegevens niet op basis van toestemming of overeenkomst. Derhalve kan aan dit recht geen gevolg worden gegeven door PFZW. Voor het overdragen van pensioenaanspraken naar een andere pensioenuitvoerder verwijzen wij u naar het pensioenreglement PFZW en de bestaande processen tussen pensioenfondsen.
Recht van bezwaar
U kunt bezwaar maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens die plaatsvindt op basis van gerechtvaardigd belang. Als u van mening bent dat in uw situatie een andere belangenafweging nodig is dan kunt u dit aangeven bij PFZW.
PFZW staakt de verwerking bij bezwaar, tenzij PFZW dwingende gerechtvaardigde gronden voor de verwerking heeft die zwaarder wegen dan uw belangen, rechten en vrijheden of die verband houden met de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Wanneer u bezwaar maakt tegen verwerking ten behoeve van direct marketing, worden de persoonsgegevens niet meer voor deze doeleinden verwerkt. Daartoe documenteert PFZW het bezwaar in een intern register.
U kunt uw verzoek tot uitoefening van uw rechten naar PFZW sturen. Dit kan door het invullen van dit formulier. Het formulier kunt u sturen naar PFZW t.a.v. Privacy Officer, Postbus 117, 3700 AC Zeist. U kunt ook een e-mail sturen naar privacy.officer@pfzw.nl.
Heeft u een klacht over de verwerking van uw persoonsgegevens door PFZW, dan horen wij dat uiteraard graag. U kunt uw klacht richten aan:
Privacy Officer van PFZW
Postbus 117
3700 AC Zeist
Of stuur een e-mail aan:
privacy.officer@pfzw.nl
U kunt ook een klacht indienen bij de toezichthouder, Autoriteit Persoonsgegevens.
Wij zullen binnen een maand na ontvangst van uw verzoek dit verzoek uitvoeren. Indien dit niet mogelijk is, zal PFZW u binnen een maand informeren over waarom uw verzoek niet kan worden afgehandeld en een nieuwe termijn aangeven. PFZW heeft de mogelijkheid een termijn van maximaal 3 maanden te nemen indien er sprake is van een complex verzoek of een grote hoeveelheid verzoeken.